Projectmanagement
De basis van projectmanagement
Met deze zes termen zou elke projectmanager vertrouwd moeten zijn:
- Stakeholders: de stakeholders (of belanghebbenden) zijn alle individuen, groepen of organisaties die baat hebben bij de goede afloop van je project. Daarnaast hebben ze meestal ook invloed op het verloop van het project. Denk bijvoorbeeld aan je klanten, de partners waarmee je samenwerkt, sponsors, teamleden, enzovoort.
- Resources: resources (of middelen) heb je nodig om de taken binnen je project uit te voeren. Die middelen kunnen zowel ontastbaar (budget, tijd) als tastbaar (uitrusting, materialen en mensen) zijn. De resources bij een project worden vaak bepaald tijdens de projectplanning.
- Deliverables: deliverables zijn de producten, diensten en resultaten die je binnen een project produceert en oplevert. Deliverables goed kunnen bepalen, opvolgen en beheren is een essentiële vereiste om projecten succesvol af te ronden.
- Afhankelijkheden: afhankelijkheden zijn de onderlinge relaties tussen taken, die bepalen in welke volgorde ze moeten worden voltooid. Er zijn vier soorten afhankelijkheden: Eind-naar-Begin, Begin-naar-Begin, Eind-naar-Eind en Begin-naar-Eind.
- Timesheets: timesheets, urenregistratie of urenstaten zijn een efficiënte manier om bij te houden hoe lang je aan een specifieke taak of activiteit werkt. Timesheets kan je gebruiken voor je salarisadministratie, je facturatie of om in de toekomst projecten efficiënter te beheren.
- De ijzeren driehoek (of Duivelsdriehoek): elk project kent drie dimensies of beperkingen: tijd, kosten en scope. Deze beperkingen zijn van elkaar afhankelijk: wanneer je bij projecten een beslissing neemt, moet je de invloed ervan op elk van die drie aspecten in overweging nemen.
Wat is projectmanagement?
Projectmanagement (of projectbeheer) is het planmatig beheren van één of meerdere projecten. In Projectmanagement voor Dummies omschrijft Stanley Portney het als volgt: projectmanagement is het proces van de begeleiding van je project vanaf het begin via de uitvoering tot aan de voltooiing ervan. Daarbij zijn drie basisonderdelen essentieel: de planning, organisatie en controle van een project.
Dit wordt gedaan door een projectmanager. Deze persoon is verantwoordelijk voor zowel de strategische planning van een project als de uitvoering. Eerst stippel je je project zorgvuldig uit, en bepaal je samen met de stakeholders de strategische doelstellingen. Vervolgens voer je de projectplanning uit en houd je de middelen (materialen, mensen, …) en beperkingen (scope, tijd, budget, ….) tijdens het project onder controle.
Belangrijke kanttekening: efficiënt projectmanagement vergt ook efficiënt taakmanagement. Projecten worden vaak opgedeeld in kleinere, beheersbare stukken (taken, activiteiten of milestones). Het succes van je project is grotendeels afhankelijk van de tijdige uitvoering van taken, dus worden taken vaak gerangschikt in functie van hun prioriteit en op een tijdlijn geplaatst. Om op schema te blijven, is het uiteraard belangrijk dat je de taken met de hoogste prioriteit eerst afhandelt.
De voordelen van efficiënt projectmanagement
Efficiënt projecten beheren brengt natuurlijk een aantal voordelen met zich mee:
- Voldoe aan de verwachtingen van alle stakeholders
- Zorg voor orde en duidelijkheid
- Blijf gefocust op je doelstellingen
- Maak maximaal gebruik van je middelen
- Stel een realistische projectplanning op
- Verzeker de kwaliteit
- Beheer de risico’s
- Bewaar steeds overzicht
- Verminder het risico op mislukte projecten
- Leer uit je successen en mislukkingen
En deze punten zorgen er dan weer voor dat je team gemotiveerd blijft. Wat uiteraard opnieuw voor betere projecten zorgt. Uiteindelijk wint iedereen.
De belangrijkste principes van projectmanagement
Professioneel projectmanagement vergt een gedisciplineerde aanpak. En hoewel elk project verschillend is, zijn er een aantal algemene kernprincipes die je kansen op succes beslist zullen verhogen.
Volgens het jaarlijks rapport van het Project Management Institute gaat 9,9% van elke dollar verloren door een slechte uitvoering van het project.
Voor en tijdens een project stel je jezelf best volgende vragen:
- Wat moet er gebeuren?
- Wanneer moet dat gebeuren en in welke volgorde?
- In welk stadium bevindt het project zich?
