Vacature Project Coordinator
SAMENVATTING VAN DE ROL
- Project Coördinator
- Standplaats, Haven van Gent
Wereldleider in zware hef- en transportoplossingen, is op zoek naar een flexibele en gedreven Project Coördinator.
Je bent medeverantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van een mix van zowel korte dagelijkse klussen en langdurige projecten. Je werkt samen met verschillende afdelingen, waaronder Project Management, Engineering, Planning en SHE-Q en bent in sommige gevallen het aanspreekpunt voor de klant. Je draagt je steentje bij in de werkvoorbereiding en de veilige uitvoering van de werkzaamheden. In deze rol kan je doorgroeien tot Project Manager.
Wacht niet langer en reageer!
WAT JE GAAT DOEN | vacature project coordinator
- Voorbereiden, organiseren en coördineren van de activiteiten die nodig zijn voor een efficiënte uitvoering.
- Actief meedenken in het oplossen van technische uitdagingen.
- Beoordeling van de scope en bepaling van benodigd personeel en equipment.
- Zelfstandig de benodigde mix in tijd bepalen tussen aanwezigheid op locatie en kantoor.
Administratief verwerken van projecten van jezelf of collega’s.
WAT JE NODIG HEBT
- BSO of Bachelor opleiding in een technische/logistieke richting.
- 1-3 jaar relevante ervaring in een een soortgelijke functie.
- Oog voor detail en nauwkeurig kunnen werken.
- Je bent communicatief vaardig, leergierig en hebt een proactieve houding.
- Je bent bereid om te reizen naar projectlocaties in België (regio Antwerpen/Gent met name).
WAT JE KRIJGT
- Een uitdagende en afwisselende functie in een groeiende organisatie.
- Marktconform salaris en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden (waaronder een lease auto, 12 ADV dagen, 1 extralegale verlofdag, 2 groepsverzekeringen zonder eigen bijdrage en maaltijdcheques van € 8.00 per dag).
- Begeleiding vanuit de organisatie om jezelf technisch en persoonlijk te ontwikkelen.
- Misschien wel het belangrijkste: een gezellige en informele werksfeer.
Wat is project Coordinator?
Een projectcoördinator, ook wel project coordinator genoemd, is een professional die verantwoordelijk is voor het ondersteunen en coördineren van diverse aspecten van projectmanagement. Het doel van een projectcoördinator is om ervoor te zorgen dat projecten soepel verlopen, binnen het budget blijven en binnen de gestelde deadlines worden voltooid. Ze werken vaak samen met projectmanagers, teamleden en belanghebbenden om het project succesvol te beheren. De specifieke taken en verantwoordelijkheden van een projectcoördinator kunnen variëren afhankelijk van het type project en de organisatie, maar over het algemeen omvatten ze het volgende:
Planning en organisatie: De projectcoördinator helpt bij het opstellen van projectplannen, tijdlijnen en schema’s. Ze zorgen ervoor dat alle taken en mijlpalen worden vastgelegd en dat het project op schema blijft.
Communicatie: De projectcoördinator fungeert vaak als de communicatiehub tussen teamleden, belanghebbenden en management. Ze zorgen ervoor dat iedereen op de hoogte is van projectupdates, wijzigingen en voortgangsrapportages.
Documentatie: Het bijhouden van nauwkeurige en actuele documentatie is van groot belang. Dit kan het notuleren van vergaderingen, het bijhouden van beslissingen en het opstellen van rapporten omvatten.
Middelenbeheer: De projectcoördinator helpt bij het toewijzen en beheren van middelen, zoals personeel, budget en apparatuur, om ervoor te zorgen dat ze effectief worden gebruikt.
Risicobeheer: Identificeren en rapporteren van mogelijke risico’s en uitdagingen die het project kunnen beïnvloeden. Ze kunnen helpen bij het ontwikkelen van plannen om deze risico’s te verminderen of aan te pakken.
Vooruitgangscontrole: De projectcoördinator houdt toezicht op de voortgang van individuele taken en het gehele project. Ze kunnen bijhouden of het project binnen het budget blijft en of het volgens plan verloopt.
Samenwerking: De projectcoördinator werkt nauw samen met verschillende belanghebbenden, waaronder teamleden, externe partners en klanten, om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit en bijdraagt aan de projectdoelen.
Administratieve ondersteuning: Dit kan variëren van het opstellen van rapporten en presentaties tot het beheren van projectdocumenten en het bijhouden van uitgaven.
Welk niveau heeft een project coordinator?
Een projectcoördinator kan op verschillende niveaus werken, afhankelijk van de organisatiestructuur, de complexiteit van de projecten waaraan ze werken en de verantwoordelijkheden die aan hun rol zijn gekoppeld. Over het algemeen kunnen projectcoördinatoren op verschillende niveaus van senioriteit en verantwoordelijkheid opereren:
Instapniveau Projectcoördinator: Dit is meestal de beginpositie voor mensen die net hun carrière in projectmanagement starten. Ze kunnen betrokken zijn bij kleinere projecten, waarbij ze assisteren bij taken zoals planning, documentatie en communicatie.
Gevorderde Projectcoördinator: Naarmate ervaring wordt opgebouwd, kunnen projectcoördinatoren meer complexe projecten gaan ondersteunen. Ze kunnen verantwoordelijk zijn voor het beheren van meerdere aspecten van projecten, zoals het opstellen van planningen, het toewijzen van middelen en het bijhouden van de voortgang.
Senior Projectcoördinator: Op dit niveau hebben projectcoördinatoren vaak een aanzienlijke ervaring en zijn ze betrokken bij grotere en meer kritieke projecten. Ze kunnen verantwoordelijk zijn voor het begeleiden van andere coördinatoren, het ontwikkelen van processen voor projectbeheer en het adviseren van het projectmanagementteam.
Leidinggevende of Hoofd Projectcoördinator: In sommige organisaties kan er een leidinggevende positie zijn voor projectcoördinatie. Deze professionals hebben vaak uitgebreide ervaring, kunnen verantwoordelijk zijn voor het beheren van een team van coördinatoren en kunnen betrokken zijn bij strategische beslissingen met betrekking tot projectbeheer.
Wat zijn de taken van een Project Coordinator?
De taken van een projectcoördinator kunnen variëren afhankelijk van de organisatie, het type project en het niveau van senioriteit. Over het algemeen zijn de taken van een projectcoördinator gericht op het ondersteunen en coördineren van verschillende aspecten van projectmanagement. Hier zijn enkele veelvoorkomende taken die een projectcoördinator kan uitvoeren:
Projectplanning en -organisatie:
- Ondersteunen bij het opstellen van projectplannen en tijdlijnen.
- Beheren van projectdocumentatie, inclusief planningen, mijlpalen en takenlijsten.
- Zorgen dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van projectdoelen en -deadlines.
Communicatie en rapportage:
- Fungeren als communicatiehub tussen teamleden, belanghebbenden en management.
- Coördineren en bijwonen van vergaderingen, notuleren van beslissingen en actiepunten.
- Opstellen en verspreiden van regelmatige voortgangsrapportages en updates.
Middelenbeheer:
- Coördineren van de toewijzing van middelen, zoals personeel, budget en apparatuur.
- Zorgen dat alle benodigde middelen beschikbaar zijn voor het project.
Risicobeheer:
- Identificeren van mogelijke risico’s en uitdagingen die het project kunnen beïnvloeden.
- Helpen bij het ontwikkelen van plannen om risico’s te verminderen of aan te pakken.
Samenwerking en teamwerk:
- Samenwerken met teamleden, belanghebbenden en externe partners om projectdoelen te bereiken.
- Coördineren van taken en communicatie tussen verschillende teams en afdelingen.
Kwaliteitsborging:
- Toezien op naleving van kwaliteitsnormen en -richtlijnen.
- Coördineren van testen en verificatieprocedures indien nodig.
Administratieve ondersteuning:
- Beheren van projectdocumenten en -archieven.
- Opstellen van rapporten, presentaties en andere documentatie.
Vooruitgangscontrole en naleving:
- Toezicht houden op de voortgang van individuele taken en het project als geheel.
- Controleren of het project binnen het budget blijft en volgens de planning verloopt.
Training en ondersteuning:
- Het trainen van nieuwe teamleden over projectprocessen en -procedures.
- Bieden van ondersteuning aan teamleden bij het begrijpen van hun rol en verantwoordelijkheden.
